Política de Tratamiento de Datos Personales

SINERGY GESTIONES INTEGRALES S.A.S.

Sinergy Abogados y Peritos Especializados

Esta política se adopta en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015 —que compiló el Decreto 1377 de 2013— y en particular de su artículo 2.2.2.25.3.1, que fija el contenido mínimo de las políticas de tratamiento de la información.

1. Identificación del responsable del tratamiento

2. Definiciones

Se acogen las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento. Para esta política, Sinergy Abogados y Peritos Especializados.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, conforme al artículo 5 de la ley.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Aviso de privacidad: la comunicación que informa al titular sobre la existencia de esta política y la forma de acceder a ella.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.

3. Principios

Todo tratamiento se sujeta a los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

4. Bases de datos y finalidades del tratamiento

La firma administra las siguientes bases de datos:

4.1. Afiliados y usuarios de la aplicación

Datos: nombre, correo electrónico, teléfono, número de documento de identidad, ciudad, fotografía de perfil, número de JustiTarjeta, identificador de inicio de sesión con Google o Apple, huella criptográfica de la contraseña, idioma, identificador del dispositivo para notificaciones, sesiones abiertas y constancia de aceptación de los documentos legales con su fecha, dirección IP y navegador.

Finalidades:

a) Crear, administrar y autenticar la cuenta del afiliado. b) Verificar la identidad de quien solicita un servicio. c) Informar sobre el estado de la afiliación, sus casos y las novedades jurídicas de la firma, por correo electrónico y por notificación en el dispositivo. d) Atender las peticiones, consultas y reclamos del titular. e) Acreditar el consentimiento otorgado y la versión de los documentos aceptados.

4.2. Casos y expedientes

Datos: tipo de solicitud, título y descripción del caso redactados por el titular, documentos adjuntos, comentarios intercambiados con el abogado, estado e historial del caso, número de radicado y despacho cuando el proceso llega a la rama judicial.

Finalidades:

a) Prestar los servicios jurídicos contratados: asesoría, derechos de petición, acciones de tutela, revisión de contratos y pólizas y demás servicios del plan. b) Asignar el caso a un abogado de la firma y permitirle su gestión. c) Dar seguimiento y rendir cuentas al titular sobre el avance. d) Cumplir los deberes profesionales de la firma y responder por su gestión.

Esta base de datos está amparada por el secreto profesional, inviolable según el artículo 74 de la Constitución Política y exigible a todo abogado conforme a la Ley 1123 de 2007.

4.3. Afiliaciones y facturación

Datos: plan adquirido, vigencia y estado de la suscripción, nombre y correo de las personas incluidas en la cobertura del plan, valor pagado, impuesto, medio de pago, últimos cuatro dígitos de la tarjeta, identificador de la transacción en la pasarela y factura en PDF.

Finalidades:

a) Ejecutar el contrato de afiliación y controlar su vigencia. b) Procesar el pago a través de la pasarela y conciliar las transacciones. c) Expedir y conservar los soportes contables y tributarios. d) Cumplir las obligaciones fiscales de la firma.

La firma no almacena el número completo de la tarjeta, su fecha de vencimiento ni su código de seguridad. Esos datos los captura directamente la pasarela de pagos.

4.4. Datos de contacto de personas invitadas a un plan

Cuando un afiliado invita a otra persona a compartir la cobertura de su plan, la firma trata el nombre y el correo de esa persona con la única finalidad de enviarle la invitación y vincularla al grupo si acepta. Quien invita declara contar con la autorización de la persona invitada para entregar ese dato.

5. Datos sensibles

La información que el titular suministra al describir su caso puede constituir dato sensible en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, en especial la relativa a su salud, a su vida familiar, a su afiliación sindical o a sus convicciones.

Conforme al artículo 6 de la misma ley y al Decreto 1074 de 2015, la firma advierte al titular que:

1. Por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento.
2. Puede abstenerse de responder cualquier pregunta sobre datos sensibles o sobre datos de menores.
3. El tratamiento se realiza únicamente para prestarle el servicio jurídico solicitado y en ningún caso para fines distintos.

La autorización para el tratamiento de datos sensibles es explícita y se recaba de manera separada e informada.

6. Datos de niñas, niños y adolescentes

Justitarjeta está dirigida a personas mayores de edad. Sin embargo, un caso puede involucrar datos de una niña, un niño o un adolescente —por ejemplo, una acción de tutela promovida por su representante legal—.

Ese tratamiento se sujeta al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y a lo previsto en el Decreto 1074 de 2015: responde y respeta el interés superior del menor, asegura el respeto de sus derechos fundamentales y se realiza previa autorización de su representante legal, oído el menor cuando por su madurez pueda opinar.

7. Autorización del titular

La autorización se obtiene antes de recolectar los datos, de forma expresa e informada, mediante la aceptación de esta política y del aviso de privacidad al crear la cuenta en la aplicación o al vincularse como cliente de la firma. Del otorgamiento queda constancia con la fecha, la versión aceptada, la dirección IP y el navegador desde el que se aceptó.

Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando la información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, cuando se trata de datos de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, para el tratamiento autorizado por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos, o cuando se trata de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la firma. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley disponga que esta no es necesaria. c) Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos. d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la firma. e) Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no medie un deber legal o contractual que lo impida. f) Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

9. Deberes de la firma como responsable

La firma asume los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en particular: garantizar el ejercicio pleno del derecho de hábeas data; conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias; informar debidamente al titular sobre la finalidad y sus derechos; tramitar las consultas y los reclamos en los términos legales; actualizar y rectificar la información cuando proceda; e informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.

10. Encargados del tratamiento

Para prestar el servicio, la firma se apoya en los siguientes encargados, cada uno vinculado por contrato y con acceso limitado a lo estrictamente necesario:

Los expedientes, los documentos y los comentarios de los casos no se entregan a ninguno de estos encargados, salvo el alojamiento de la infraestructura.

11. Transferencia y transmisión internacional de datos

Algunos encargados procesan información fuera del territorio colombiano. El artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 prohíbe la transferencia de datos a países que no proporcionen niveles adecuados de protección, salvo —entre otras excepciones— cuando el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca.

La infraestructura donde reposan la base de datos y los archivos está alojada con Contabo GmbH, proveedor con sede en Alemania. El sitio web y el servicio de DNS están a cargo de Cloudflare, Inc., y el envío de los correos transaccionales a cargo de Resend, Inc., ambas con sede en los Estados Unidos de América. Tanto Alemania como los Estados Unidos figuran en la lista de países que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con un nivel adecuado de protección de datos personales, contenida en el numeral 3.2 del Capítulo Tercero del Título V de su Circular Única, incorporado por la Circular Externa 005 de 2017.

Al aceptar esta política, el titular autoriza además expresamente la transferencia y la transmisión internacional de sus datos. La firma suscribe con cada encargado los contratos de transmisión de datos personales previstos en el Decreto 1074 de 2015 y exige compromisos contractuales de confidencialidad y de seguridad equivalentes a los que la legislación colombiana le impone como responsable.

12. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

La atención de las solicitudes de los titulares está a cargo de:

13. Procedimiento para ejercer los derechos

13.1. Consultas

El titular, sus causahabientes, su representante o apoderado pueden consultar la información que reposa en las bases de datos escribiendo al correo indicado en el numeral 12, desde la dirección registrada o acreditando su identidad.

La consulta se atiende dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Si no fuere posible, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

13.2. Reclamos

Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento, puede presentar un reclamo que debe contener: su identificación, la descripción de los hechos, la dirección para notificaciones y los documentos que quiera hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo subsane. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.

El reclamo se resuelve dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción. Si no fuere posible, se informará al interesado los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).

13.3. Requisito de procedibilidad

Conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la firma.

13.4. Revocatoria y supresión

El titular puede revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos. La solicitud se tramita como reclamo. La supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información, caso en el cual se le informarán los datos que se conservan y el fundamento.

El afiliado puede además eliminar su cuenta directamente desde la aplicación, en Perfil → Eliminar cuenta, o desde https://justitarjeta.com/eliminar-cuenta. Con ello se suprimen su cuenta, sus casos, sus documentos, sus notificaciones y el identificador de su dispositivo, y se cancela su suscripción en la pasarela. Las facturas se conservan como soporte contable y dejan de estar asociadas a la persona.

14. Medidas de seguridad

La firma adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información: cifrado de las comunicaciones mediante HTTPS, almacenamiento de las contraseñas con funciones criptográficas irreversibles, control de acceso por roles y permisos, enlaces de descarga de documentos con vigencia limitada a una hora, revocación de sesiones, copias de respaldo y registro de las operaciones sensibles.

15. Vigencia de las bases de datos y conservación

Los datos se conservan mientras subsista la finalidad que justificó su recolección y, después, durante los plazos que impongan la ley y los deberes profesionales de la firma:

• Los expedientes y los documentos de los casos, mientras la firma deba responder por su gestión profesional.
• Los soportes contables y las facturas, por diez (10) años, conforme al artículo 60 del Código de Comercio, modificado por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
• Los demás datos, hasta que desaparezca la finalidad o el titular solicite su supresión y no exista deber legal de conservarlos.

Vigencia de las bases de datos: indefinida mientras la firma desarrolle su objeto social y subsistan las finalidades descritas en el numeral 4.

16. Registro Nacional de Bases de Datos

El artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 creó el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El Decreto 090 de 2018 redujo el universo de obligados a inscribirse: solo deben hacerlo las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a cien mil (100.000) UVT y las entidades de naturaleza pública.

SINERGY GESTIONES INTEGRALES S.A.S. verifica periódicamente si se encuentra dentro del universo de obligados y, en caso de estarlo, inscribe sus bases de datos dentro de los plazos legales, dentro de los dos (2) meses siguientes a la creación de cada base de datos nueva.

17. Aviso de privacidad

Cuando no sea posible poner esta política a disposición del titular en el momento de la recolección, se le comunicará un aviso de privacidad con la identificación de la firma, el tratamiento al que serán sometidos sus datos, su finalidad, sus derechos y el medio para conocer esta política.

18. Vigencia y modificaciones

Esta política rige a partir del 30 de septiembre de 2026.

Cualquier modificación se publicará en https://justitarjeta.com/datos y en la aplicación, con su fecha de entrada en vigencia. Cuando el cambio afecte la finalidad del tratamiento o la identidad de los encargados, se comunicará al titular antes de su implementación y, cuando la ley lo exija, se solicitará una nueva autorización.

SINERGY GESTIONES INTEGRALES S.A.S. Sinergy Abogados y Peritos Especializados · NIT 900698114-1 Centro Comercial Unicentro, Local 239, Neiva, Huila, Colombia [email protected] · +57 318 200 5995 · https://justitarjeta.com